Неправильно заполненные документы

Какие ошибки в первичных документах допустимы?

Неправильно заполненные документы

УСН | НЕ ДЕЛАЕМ ОШИБОК

Долженко Д. А.,ведущий юрист

ООО «Актуальный менеджмент»

Есть ошибки, которые не позволяют принять расходы компании, а есть те ошибки, которые незначительны. Например, опечатка в акте приемки-передачи, которая не препятствует идентификации хозяйственной операции, или содержание хозяйственной операции одной строчкой. От существенности или несущественности ошибки зависит вопрос рисков по признанию расходов «упрощенцем».

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Но вот объем первичных документов у каждой организации свой. Например, акт на убой скота не применяется в торговой компании, как и сельхозпроизводитель не использует акт списания возвратной тары. В этом плане все очень индивидуально.

Основных правил работы с первичными документами несколько:

  • каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным документом;
  • при отсутствии первичного документа по ст. 252 НК РФ нельзя принять расходы;
  • используемые первичные документы должны быть отражены в учетной политике компании.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Первичные учетные документы индивидуального предпринимателя (кроме кассового чека) предприниматель должен подписывать сам (п. 10 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утв.

приказом Минфина РФ и МНС РФ от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430). При этом они должны составляться в момент совершения хозяйственной операции, а в случае, если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции.

Документ, который подписан неуполномоченным лицом, не может быть принят к учету.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и(или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

 ВАЖНО В РАБОТЕ

Следует обратить внимание, что с 01.01.2014 в ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ уточнено, что не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

В соответствии со ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

При определении форм документов, которые нужны компании, нужно делить все документы на следующие виды:

  • по учету кадров;
  • по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
  • по учету основных средств;
  • по учету нематериальных активов;
  • по учету материалов;
  • по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;
  • по учету торговых операций (общие);
  • по учету торговых операций при продаже товаров в кредит;
  • по учету операций в общественном питании;
  • по учету кассовых операций;
  • по учету результатов инвентаризации;
  • по учету работ в автомобильном транспорте;
  • по учету сельскохозяйственной продукции и сырья.

Данные виды показывают, что есть документы, которые применяют все, а есть специфические, используемые в определенных отраслях. Например, кадровые документы применяются всеми компаниями.

 ВАЖНО В РАБОТЕ

Каждый налогоплательщик определяет свои формы первичных учетных документов самостоятельно.

Указанные документы могут быть разработаны на базе форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Разработанные налогоплательщиком первичные учетные документы могут состоять как только из обязательных, так и из обязательных и дополнительных реквизитов.

Можно ли не использовать унифицированные формы?

Согласно Закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» компания может не использовать унифицированные формы документов.

Разрабатывая собственные формы первичных учетных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Кроме того, целесообразно использовать ГОСТ 6.30-2003. При разработке следует учитывать, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и(или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформление свершившегося события.

Вышеперечисленные реквизиты документов обязательны. А вот, например, печать, эмблема компании не обязательны.

 ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Если ошибки в первичных учетных документах не связаны с обязательными реквизитами, указанными в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, то, по нашему мнению, такие ошибки не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов для целей налогообложения.

Источник: https://buhpressa.ru/svezhij-nomer/203-iyun-2015/3433-kakie-oshibki-v-pervichnykh-dokumentakh-dopustimy

Как защититься от проблем при оформлении первичных документов? | IT-компания Простые решения

Неправильно заполненные документы

Каждая операция в учете должна быть подтверждена первичным документом. Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Если контролирующие органы обнаружат при проверке ошибки или неточности в первичке, компанию могут оштрафовать.

На что обратить внимание при работе с первичными документами, как защитить себя от штрафов и претензий налоговиков, расскажем в данной новости.

Как должен выглядеть первичный документ, можно узнать из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Именно в этом документе перечислены обязательные реквизиты любого первичного документа.

В учете организация может использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первичной документации. Если компания использует не унифицированные формы, порядок их применения нужно закрепить в учетной политике.

Контролирующие органы при проверках тщательно изучают все первичные документы. Если в них обнаружат ошибки или нестыковки, компании может грозить штраф. Помимо санкций, ФНС может потребовать исключить из расходов компании операцию, проведенную по первичному документу с ошибками.

Можно выделить несколько опасных моментов, на которые обращает внимание ФНС:

  1. Отсутствие первичного документа
  2. Повреждения в документах
  3. Нечитаемый документ
  4. Отсутствие в документах обязательных реквизитов
  5. Неправомерное внесение исправлений

Отсутствие первичного документа

Если операция отражена в учете компании, а подтверждающий совершение операции документ отсутствует, ФНС может посчитать сделку фиктивной.

Важно отслеживать весь документооборот компании и своевременно запрашивать оригиналы документов от контрагентов.

На практике некоторые компании сначала обмениваются сканами подписанных документов, а впоследствии заменяют сканы оригиналами.

Это удобно, когда организации находятся далеко друг от друга и получить оригиналы в момент совершения сделки не представляется возможным. Порядок подписания документов и получения их оригиналов можно закрепить в договоре.

Тогда контрагент будет обязан отправлять подписанные документы в оговоренные в договоре сроки.

Обнаружив отсутствие первичного документа, ФНС может оштрафовать организацию по ст. 120 НК РФ:

  • на 10 000 рублей при разовом нарушении;
  • на 30 000 рублей при повторяющемся нарушении;
  • на 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы.

Кроме того, должностное лицо ждет административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

ФНС может убрать расходы из налогооблагаемой базы, если они не подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).

Например, если в учете компании отражены услуги на ремонт компьютера, но нет подписанного двумя сторонами акта оказанных услуг, ФНС вправе исключить сумму услуг из расходов.

В таком случае налоговый инспектор доначислит компании налог, и придется сдавать уточненную декларацию по налогу на прибыль.

Если документы утеряны из-за форс-мажорных обстоятельств или стихийных бедствий, их нужно постараться восстановить.

Повреждения в документах

Изначально документ может соответствовать всем требованиям законодательства. Но его можно случайно повредить, например, при подшивке в архив. Бухгалтеру следует внимательно прокалывать и сшивать документы, чтобы не нарушить реквизиты документа.

Важно сохранить в первичке обязательные реквизиты. Но даже при повреждении некоторых реквизитов ФНС может принять документ.

Если на основании первичного документа возможно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, остальные ошибки проверяющие органы сочтут несущественными (письмо ФНС РФ от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@).

Получается, если бухгалтер по неосторожности пробил документ дыроколом в месте указания номера и номер документа определить невозможно, это не помешает идентифицировать участников сделки, а значит, на основании такого документа можно учесть расходы.

В случае серьезных повреждений первички безопаснее запросить дубликаты документов у контрагентов.

Нечитаемый документ

В первичном документе должны быть читаемы все реквизиты. Если документ нечитаем, можно считать, что его и вовсе нет.

Причинами невозможности прочесть данные в документе может стать неисправный принтер (закончились чернила), выгорание документа на солнце, выцветание с течением времени.

Очень часто из-за особенностей бумаги выцветают кассовые чеки. Решение проблемы здесь одно: снимать с каждого чека ксерокопию и заверять ее подписью ответственного лица и печатью организации.

Источник: https://pro126.ru/news/detail/index.php?ID=818

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.