Нормы делопроизводства и документооборота

Основные правила ведения делопроизводства и документооборота

Нормы делопроизводства и документооборота

Документооборот или документационное обеспечение – это движение документов от их создания или получения до исполнения или отправки в другое учреждение. Различные источники [1-3] определяют взаимосвязь документооборота и делопроизводства описана по-разному.

В одних источниках [1] говорится, что документооборот – это часть делопроизводства, в других [2], наоборот, делопроизводство – это часть документооборота. Вообще делопроизводство– это ведение канцелярских дел в учреждении.

И если рассматривать документооборот и делопроизводство, то можно сделать вывод, что в ряде случаев некоторые процессы документооборота в организации могут не попадать под требования организации делопроизводства (например, электронная переписка между сотрудниками предприятия).

В работе [3] авторы предлагают рассматривать делопроизводство как нормативные основы ведения документооборота с возможной реализацией децентрализованного процесса учета документов.

Документационное обеспечение в учреждении является основной деятельностью. Целью документооборота является осуществление управления информацией при принятии управленческих решений.

Информация бывает разной, она может заключаться в сообщениях по электронной почте, в документах, которые пришли из другого структурного подразделения, распоряжения руководства и другое. К такой информации могут относиться приказы, распоряжения, уведомления о неких изменениях в учреждении.

Информация, которая приходит в учреждение обрабатывается, затем оформляется в соответствии с требованиями стандартов, которые могут быть закреплены в инструкциях или положениях по документированию.

Вообще документ – это информация, которая записана на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют ее распознать. Существует многоаспектная классификация документов. Все документы разделяются на следующие потоки документов:

· Входящие документы;

· Исходящие документы;

· Внутренние документы.

Входящие документы – это те документы, которые приходят из вышестоящих органов управления, из подведомственных организаций, из других подразделений, из других организаций, и, конечно, от граждан. К таким документам могут относится приказы, распоряжения, письма, жалобы граждан и другие. Входящие документы обычно регистрируются и записываются в журнал входящих документов.

Исходящие документы – это те документы, которые отправляются из учреждения. К таким документам могут относится приказы, распоряжения подведомственным организациям, отчеты, например, вышестоящим органам управления, письма и другие. Исходящие также как и входящие регистрируются и записываются в журнал исходящих документов.

Внутренние документы – это те документы, которые из учреждения не выходят. К таким документам могут относится приказ, распоряжение начальника подчиненному, объяснительные записки, докладные и другие.

В данной работе рассмотрена классификация документов в зависимости от потоков документов. Ниже будут проанализированы разновидности каждого из потоков.

Сначала будет рассмотрена следующая классификация входящих документов:

· документы, которые не требуют ответа;

· документы, которые требуют ответ;

· документы, которые приходят из подведомственных учреждений и организаций;

· личная переписка;

· обращения граждан.

Теперь следует проанализировать исходящие документы. К классификации исходящих документов относятся следующие составляющие:

· ответы на обращения граждан;

· ответы на входящие документы, которые были присланы из других учреждений.

Последний поток документов, который еще не классифицирован- это внутренние документы. К внутренним документам относятся следующие разновидности:

· приказы;

· распоряжения;

· служебные записки;

· поручения.

По форме предъявления можно рассмотреть следующую классификацию:

· на электронных носителях, в частности письма, пересылаемые по электронной почте;

· на бумажных носителях;

· документы, которые отсылают с электронной цифровой подписью. Электронная цифровая подпись позволяет проверить, принадлежит ли подпись владельцу сертификата ключа.

По срокам рассмотрения и исполнения документы можно классифицировать на следующие части:

· регламентные;

· нерегламентные.

Регламентные документы – это документы, которые должны быть исполнены в определенный срок.

Нерегламентные документы – это документы, которые не имеют сроков рассмотрения и исполнения.

Следующая классификация документов по сфере исполнения:

· организационно-распорядительный документ;

· справочный документ;

· научно-технический документ;

· финансовый документ;

· отчетно-статистический документ.

В зависимости от структуры бывают следующие документы:

· сложно-структурированный документ;

· простой документ.

По степени допуска к документам, бывают следующие документы:

· открытые документы;

· документы с грифом ограничения доступа.

В зависимости от происхождения бывают следующие документы:

· служебные или официальные документы;

· личные документы.

Служебные или официальные документы – это документы, которые составлены физическим или юридическим лицом в определенном порядке, отражающие интересы учреждения.

Личные документы – документы, которые отражают интересы определенного лица. Их еще называют именными документами.

По юридической силе бывают следующие документы:

· оригинальные документы;

· копия;

· отпуск;

· заверенные копии;

· дубликаты;

· выписки.

Оригинальные документы – это документы, которые были созданы первыми или изготовлены в единственном экземпляре, подписанные автором.

Копия документов – это документы, в которых находится полная информация оригинального документа и его вид, но данный вид документов не имеет юридической силы.

Отпуск документов – копия документа, которая изготовлена под копирку при оформлении оригинального документа и которая остается в учреждении.

Заверенные копии – копии, которые имеют юридическую силу.

Дубликаты – это повторные экземпляры оригинального документа, которые имеют такую же юридическую силу, как оригинальный документ.

Выписки – это часть документа, заверенная должностным лицом и печатью, в котором указан документ, из которого он был выписан.

По форме изложения бывают следующие документы:

· индивидуальные;

· трафаретные;

· типовые;

· примерные;

· унифицированные.

Индивидуальные документы – это документы, которые излагаются в произвольной форме.

Трафаретные документы – документы, в которых структура и часть содержания заранее были готовы, а другие части заполняются при составлении.

Типовые документы – это документы, которые описывают определенные явления и процессы. К таким относятся типовые инструкции.

Примерные документы – документы, которые используются при составлении документов по аналогичным документам.

Унифицированные документы – это документы, которые входят в какую- либо унифицированную систему.

По срокам исполнения бывают следующие документы:

· без указания срока исполнения;

· срочные.

По срокам хранения бывают следующие документы:

· документы временного хранения (до 10 лет);

· документы постоянного хранения;

· документы долговременного хранения (свыше 10 лет).

Выше рассмотрена полная классификация документов [3].

Рассмотренные выше документы, их движение и называется документооборотом.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются следующие этапы [4]:

· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль исполнения;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

· отправка или направление в дело.

Теперь целесообразно рассмотреть каждый этап подробней.

Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов выполняется сотрудниками делопроизводства. Электронные письма обычно приходят каждому сотруднику, и поэтому выполняется обработка не только сотрудниками делопроизводства, но и отдельными сотрудниками.

Этап предварительного рассмотрения и распределения документов. Этот этап предусматривает распределение документов по отдельным сотрудникам, в чьем ведении тот или иной вопрос, либо кому адресован документ.

Регистрация документов играет важную роль. Этот этап нужен, чтобы какой-либо документ не был утерян и чтобы проследить исполнение данного документа.

Контроль исполнения – является следующим этапом. Он подразумевает контроль за своевременностью и качественным исполнением документов.

Информационно-справочная работа подразумевает место нахождения документа, у кого данный документ и в каких документах находится информация по какому-либо вопросу.

Исполнение документов, их составление, согласование и оформление является предпоследней стадией обработки документов.

Отправка или направление в дело является последним этапом. После того, как документ исполнен, смотрят срок документа и отправляют с подшитыми документами по данному вопросу в дело.

Выше была рассмотрена классификация документов. В связи с этим выделяются следующие виды документооборота [3]:

· внешний;

· внутренний.

Внешний документооборот – это документооборот, в котором документы приходят из других учреждений.

Внутренний документооборот – это документооборот, в котором движение документов происходит только по данному учреждению.

В зависимости от типа организации выделяются следующие документообороты [3]:

· централизованный – это документооборот, при котором существует единая система регистрации и учета документов;

· децентрализованный – это документооборот, в котором нет единой системы регистрации и учета документов;

· смешанный – это документооборот, в котором имеют место быть и децентрализованный и централизованный документообороты. Такой вид документооборота применяется на больших предприятиях, в которых происходит большой объем документов.

Документооборот в настоящее время не является идеальным, хоть и много о нем говорят и написано в литературе не мало. Во многих организациях существуют нерешенные вопросы, которые препятствуют улучшению управления учреждением.

Поэтому движение документов в учреждении продуман не достаточно эффективно, некоторые документы проходят длинным путем к адресату, операции с этим документом дублируются.

Часто путь, который документ проходит намного дольше, чем время работы над ним.

Оформление документов в соответствии со стандартами является основополагающей частью в переписке с другими организациями, учреждениями, предприятиями. Как раз делопроизводство предназначен для правильного написания документов различных видов в разные места приема. Существуют следующие государственные стандарты оформления документов:

· ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

· ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

Источник: https://infopedia.su/7xc905.html

Новые требования к оформлению документов по делопроизводству

Нормы делопроизводства и документооборота

Успех в ведении предприятия во многом зависит от верной организации документооборота. Каждая фирма независимо от формы принадлежности и информационного потока должна вести делопроизводство. Это могут быть приказы, сообщения и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.

Управление записями — это работа по созданию документов для организации, выполняемая в соответствии с определёнными правилами и требованиями. Чаще всего фирмы выделяют специальных работников, занятых только в этой области. В компаниях не каждый сотрудник может выполнять функции секретаря.

Если понятна суть терминологии делопроизводства, то и происхождение, и весь цикл прохождения документа становится ясным. Прежде всего это фиксация на реальных носителях официальной информации. Во время этого процесса формируется организационный и административный документ, который впоследствии активирует конкретные действия.

Термин «делопроизводство» не был замечен в течение длительного времени, только в середине прошлого века был формализован, зафиксирован в нормативных документах на муниципальном уровне.

Организация не может работать независимо от закона. Каждый раз есть документ и делопроизводственный процесс. Все документальные вопросы решают специалисты:

  • секретари;
  • архивариусы;
  • сотрудники отдела кадров.

Управление включает запись информации на физическом носителе, создание бумажного или электронного документа. На этом основано управление документацией организации — передача сообщения начиная с его создания и заканчивая исполнением и отправкой в ​​дело или удалением.

В зависимости от пространства для создания деловых бумаг, относящихся к сотрудникам и руководству организации, поток данных распределяется на внешний и внутренний. Будущий порядок действия сообщения будет зависеть от источника.

Внутренний документооборот организации связывает следующие действия:

  • составление плана документа;
  • оформление;
  • подписание плана, проставление даты и регистрационного номера;
  • со стадии оформления принятие к исполнению;
  • передача исполнителям и контроль;
  • выполнение требований;
  • регистрация бумаг для дальнейшей записи в зависимости от времени и потребностей;
  • устранение просрочки или регистрация для архивных накоплений.

Секретарское дело

У большинства сотрудников компании довольно смутное представление о том, что это — документационная работа и делопроизводственный процесс. Для секретаря это является профессией. Секретарь компании отвечает за документооборот.

По форме и особенностям организации офисных услуг предприятие делится на соответствующие формы:

  1. Централизованный — все секретари присутствуют в одном отделе и подчиняются главному управляющему.
  2. Децентрализованные секретари и сотрудники, выполняющие свои прямые обязанности, разбросаны по всей организации и подотчётны различным руководителям.

Смешанный тип лучше известен в крупных организациях. Особенности документооборота на предприятии будут напрямую зависеть от формы, в которой будет принят Секретариат.

Руководство по функционированию в офисе

Независимо от размера и формы собственности каждая организация должна иметь нормативный акт, регулирующий движение документов. На самом деле не все знают, что это за руководство по управлению документами. Этот вопрос касается не только секретарей, но и менеджеров.

Инструкция считается внутренним нормативным актом организации, утверждённым приказом или распоряжением руководства. Он содержит все строки документа, что являют подлинность официальных бумаг, примеры оформления, формы.

В небольших организациях с низким уровнем рабочего процесса (менее 200 документов в год) не возникает вопроса о том, что такое документационный учёт. Все решают сами работники или менеджер.

Если обязанности делопроизводителя не считаются прямыми для работника и не указаны в его трудовом договоре, должен быть издан приказ о назначении этих функций. Прямые дополнительные обязанности, обязательства и компенсации должны быть подробно описаны в оригинальном документе.

Основные понятия документооборота

С точки зрения работы, документооборот — текущий процесс, что определяет поток документов как движение информации между их составителями и руководителями и фактически подчёркивает вероятность информирования всех заинтересованных сторон, доведения до них принятых выводов, внедрения учёта и контроль. В свою очередь, в офисе ведётся работа по ведению, обновлению и проверке документации.

Поскольку важность информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, управление и документооборот организации играют существенную роль. Зачастую правильность заключения и последний результат зависят от ясности формулировок, скорости подготовки документов.

Есть типа документов:

  1. Входящие (приходящие в организацию).
  2. Исходящие (отправленные из компании).
  3. Внутренние (разработанные и применяемые сотрудниками в процессе управления).

Работа с бумагами в организации распространяется и за пределы компании. Все процессы должны быть верно задокументированы.

Для входящих важным является следующее:

  • метод первичной обработки;
  • предварительное обсуждение секретарём;
  • регистрация;
  • управленческая инструкция по внедрению;
  • обработка, подготовка ответов;
  • проверка производительности.

Данные, которые отправляются из учреждения, важно правильно оформить и зарегистрировать. Это важная информация, влияющая на отношения между компаниями. Важно соблюдать требования к оформлению писем в делопроизводстве.

Для исходящих важно выполнять следующее:

  • правила оформления писем по делопроизводству, образца;
  • регистрацию;
  • своевременную отправку.

Внутренние информационные процессы также очень важны в организации. От документов зависят отношения и производительность работы предприятия.

Для внутреннего документооборота важно следующее:

  • разработка;
  • регистрация;
  • обработка, подготовка ответов;
  • мониторинг производительности.

Скорость обработки документации зависит от правильности оформления документов, а также от утверждённых стереотипов документооборота в организации.

Правила оформления документов

Оформление бумаг в широком смысле — это соблюдение ГОСТа, требований к оформлению документов, нормативных актов при подготовке, копировании, утверждении, передаче документации. Располагается информация обычно на физическом носителе (бумага, электронный диск, флешка) в соответствии с действующим законодательством.

Заявки, в соответствии с которыми оформляются бумаги, определяются по ГОСТу. Это технический закон, на основании которого любая организация, учреждение разрабатывает персональные правила относительно документации:

  • инструкции;
  • нормативно-правовые акты.

Любая информация имеет персональный набор деталей. Документация содержит все необходимые реквизиты.

Соответствие требованиям по созданию и оформлению документации должно быть:

  • в целях обеспечения действительности информации;
  • для обработки бумаг;
  • для эффективного поиска документации;
  • для создания правильной рабочей среды.

Расположение деталей бланка по ГОСТ позволяет не только работать с документацией быстро и качественно, без временных затрат, но и придать документу качественный вид.

Основное нововведение

Новый ГОСТ определяет ряд требований к офисной работе, явно отличающихся от тех, что были представлены ранее.

Более актуальными являются:

  1. Критерии создания и оформления текстовой документации, таблиц в Ворд. В них рассматриваются такие проблемы, как шрифты, отступы и интервалы между абзацами, поля и форматирование.
  2. Руководство, что нужно унифицировать, и заверение копий. Надпись расширена.
  3. Информация о системах регистрации.

Новые требования по оформлению

С учетом учебных определений появились общие критерии оформления официальных документов. Для тех, кто ещё не узнал о наличии стандарта в области делопроизводства из представленного закона, будет полезен текст разделов ГОСТа.

Стоит обратить внимание на раздел пособия «создание документов», который систематизирует и описывает критерии для всех типов деталей, охватывающих текст:

  • номер страницы;
  • предпочтительные шрифты и их размеры;
  • отступ абзаца;
  • значение межстрочного интервала, расстояние между символами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина линии углового и продольного расположения;
  • критерии разметки для жирного текста;
  • регистрация титульного листа;
  • ограничение доступа;
  • шаблон электронной подписи;
  • написание структурного подразделения и создателя документа.

Раздел «регистрационные данные» дополняется правилами подачи вступительных обращений и окончательной маркировкой, электронной подписью лица, исполняющего обязанности непосредственного руководителя.

Размер формы снова был добавлен в раздел «формы» — A6, было определено значение левого поля для документов с долгосрочным хранением (более 10 лет) и установлены критерии для использования форм на 2 языках. Приложения дополняются стандартами титульного листа, формой структурного подразделения, продольной формой сообщения организации на двух языках.

Принимая во внимание вышеперечисленные дополнения и изменения, целесообразно подготовить или пересмотреть государственные кадровые принципы для существующей рабочей организации.

С начала нововведений в документах указывается имя лица структурного подразделения создателя документа. При необходимости в правом верхнем углу может быть ограничительная пометка.

При разработке столбца «адресат» инициалы теперь должны быть строго после имени. То же самое относится и к символу официального утверждения. Но все подписи также должны использоваться до наименования.

Оптимизация деятельности

Игнорируя быстрое развитие цифровых технологий, многие организации испытывают трудности с улучшением своего рабочего процесса. Продолжают обязательную бумажную переписку и заполняют очередной журнал.

Это обычно происходит по следующим причинам:

  • противодействие инновациям;
  • отсутствие денег в организации.

Стоит напомнить, что фактическая современная оптимизация параметров рабочего процесса со значительными инвестициями принесёт в скором времени очевидный финансовый эффект компании и усовершенствует работу с документами.

Источник: https://nauka.club/deloproizvodstvo/oformleni%D0%B5-dokumentov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.