Нормы и правила делопроизводства

Содержание

Общие нормы и правила оформления документов

Нормы и правила делопроизводства

“Кадровый вопрос”, 2013, N 9

ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами.

Особенности оформления управленческих документов в организации регулируются ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Данный ГОСТ устанавливает следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о постановке документа на контроль;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати организации;

26 – отметка о заверении копии документа;

27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Указанный ГОСТ определяет также расположение реквизитов на угловом и продольном бланке.

Все реквизиты условно можно классифицировать на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа.

01. Государственный герб Российской Федерации

Данный реквизит представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья.

Орел увенчан двумя малыми коронами, соединенными лентой, над ними располагается одна большая корона. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава.

На груди орла, в красном щите – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Государственный герб РФ возможно использовать в многоцветном и одноцветном варианте.

Согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” (в ред. от 30.06.2003) данный реквизит в многоцветном варианте помещается на бланках:

1) федеральных конституционных законов и федеральных законов;

2) указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

3) постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

4) постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

5) постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

6) решений Конституционного Суда Российской Федерации;

7) решений Верховного Суда Российской Федерации;

8) решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

9) Президента Российской Федерации;

10) Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

11) Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

12) Правительства Российской Федерации;

13) Конституционного Суда Российской Федерации;

14) Верховного Суда Российской Федерации;

15) Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

1) Администрации Президента Российской Федерации;

2) полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

3) федеральных органов исполнительной власти;

4) Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

5) Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

6) Счетной палаты Российской Федерации;

7) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

8) Банка России.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

1) Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

2) органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

3) органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

4) федеральных судов;

5) органов прокуратуры Российской Федерации;

6) дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Изображение герба рекомендуется размещать над серединой строки и наименованием организации.

02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с нормативно-правовыми актами органов власти субъектов РФ.

Герб субъекта РФ обязательно указывается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальных образований (городов, сельских поселений), а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

03. Эмблема организации или товарный знак

(знак обслуживания)

Эмблема организации – это графическое изображение, позволяющее отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от аналогичных товаров других.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Эмблемой нельзя заменять название организации. Эмблема должна быть зарегистрирована официально. Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

04. Код организации заполняется в соответствии

с Общероссийским классификатором предприятий и организаций

(ОКПО)

Код организации – автора документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и служит для сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

05. Основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица

Реквизит заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и располагается на бланке правее или ниже реквизита “Код организации”.

06. Индивидуальный номер налогоплательщика/код причины

постановки на учет (ИНН/КПП)

Данный реквизит также заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита “Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица”.

07. Код формы документа

Код формы документа проставляют в случае, если соответствующая разновидность документа включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях наносится рядом с наименованием вида документа.

08. Наименование организации

Наименование организации должно всегда соответствовать наименованию, зафиксированному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или другом языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно зафиксировано в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09. Справочные данные об организации

Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. В состав реквизита “Справочные данные об организации” включают сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату оформления лицензии, и другие сведения.

10. Наименование вида документа

Это один из реквизитов, обязательных для всех документов предприятия, кроме писем.

Вид документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного предприятием, определяется уставом или положением об организации. Реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Дата документа

Дата документа – это один из основополагающих реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Дату документа фиксируют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например, дату 25 июня 2008 г. следует оформлять следующим образом: 25.06.2008.

В соответствии с международными стандартами даты могут иметь иную последовательность: год, месяц, число: 2008.06.25.

Допускается словесно-цифровое оформление даты: 25 июня 2008 г.

Если документ издан двумя или более организациями, он должен иметь единую дату.

Не допускается употребление римских цифр. Дата может быть проставлена от руки.

Дату на документе проставляет должностное лицо непосредственно при подписании или утверждении.

12. Регистрационный номер документа

Этот реквизит содержит цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

Реквизит заполняется путем внесения в трафаретную часть бланка “N _____” регистрационного номера документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства или наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

Если документ был составлен совместно несколькими организациями, то в этом случае регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Данный реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

Источник: https://hr-portal.ru/article/obshchie-normy-i-pravila-oformleniya-dokumentov

Основы делопроизводства: какие основы организации или ведения кадрового и архивного документооборота для новичков в 2020 году

Нормы и правила делопроизводства

Успех любого предприятия заключается в его грамотной организации. И руководству, и остальным работникам нужно знать, что такое делопроизводство. Каковы его особенности и какие документы считаются важными в деятельности организации?

Что такое делопроизводство? Любая компания, какой бы форма собственности у нее ни была, работает на основе различных бумаг. Ими являются приказы, письма, протоколы. Их относят к организационно-распорядительным документам. Делопроизводством называют работу по созданию бумаг, что выполняется по общепринятым нормам.

Понятие

Обычно на предприятиях для этого есть специальные сотрудники, работающие в этой области. В маленьких организациях обязанности секретаря могут быть у любого сотрудника. Если расшифровать суть понятия (что такое делопроизводство), то будет ясно происхождение термина. Это сохранение официальной информации на материальном носителе.

При этом процессе создается организационно-распорядительный документ, благодаря которому понятны дальнейшие действия. Само слово «делопроизводство» возникло давно, но лишь с середины XX века стало официальным.

Основы

Существуют основы делопроизводства и документооборота для новичков. Благодаря им получится узнать, как организовать юридическое лицо всех типов. Это сложный процесс, в котором участвуют все работники управления. В одном отделе заполняют и оформляют бумаги, а в другом – следят за их движением.

Сейчас действует единая государственная система делопроизводства, в которой указаны все нормы ведения этой сферы. Важен контроль всех этапов, по которым нужно проходить документам. Также используется государственный стандарт, в котором обозначены правила ведения подобной работы.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков нужны для унификации заполнения бумаг. Это требуется с целью обеспечения сопоставимости сведений в одной стране и в международной сфере.

Благодаря стандартизации и унификации получится не тратить много времени на отчеты, поскольку упрощается процедура знакомства с бумагами. Примером является бланк с реквизитами. Их разрабатывают для отдельного учреждения, страны или для нескольких государств.

Бланки свидетельствуют об ответственности фирмы. Перед массовой печатью надо проверить правильность написания данных.

Документооборот предполагает обязательную регистрацию бумаг, которые нужны в производственной деятельности. Грамотность сотрудника связана с правильным распределением документов, их регистрацией и группировкой.

Сейчас проводятся разные семинары, на которых рассказывают о приемах и секретах этой профессии. Востребованной сферой является кадровое делопроизводство, поскольку данная область предполагает работу с множеством документов.

В этой области требуются грамотные специалисты. Кроме основного образования, они должны регулярно повышать квалификацию, проходить аттестацию. Сотрудникам нужно работать и с аналитической сферой. Работниками создаются личные дела персонала, дополняется и уточняется информация.

Важной их функцией является контроль за соответствием бумаг нормам законодательства. Специалисты должны своевременно отправлять устаревшие документы в архив, где они хранятся на протяжении нужного срока, обычно не меньше 5 лет. В обязанности входит оформление анкет, применяемых для трудоустройства, подготовка вопросов, необходимых для организации собеседования.

Делопроизводство и документооборот

На любом предприятии можно услышать такие слова, как «делопроизводство» и «документооборот». Что это такое? Этой работой заняты секретари, архивариусы, сотрудники отдела кадров. Делопроизводством называют фиксацию информации, изготовление бумажных и электронных документов.

На нем развивается документооборот. Этим понятием называют движение приказа, письма от его создания до исполнения. Бумаги могут отправляться в архив или уничтожаться. По месту их создания документооборот бывает внешним и внутренним. Источник определяет путь приказа, распоряжения, письма.

Этапы

Ведение делопроизводства и документооборота основано на своих правилах. Они обязательно должны соблюдаться, чтобы деятельность компании была законной. Внутренний документооборот осуществляется на основе следующих этапов:

  • Выполнение проекта документа.
  • Согласование.
  • Подписание проекта.
  • Присвоение даты и номера.
  • Регистрация и исполнение.
  • Доведение информации до исполнителей и контроль.
  • Выполнение предписаний.
  • Оформление и хранение.
  • Уничтожение или перенос в архив.

По этапам внешний документооборот практически такой же, но немного отличается. Бумаги передаются в организацию со стороны.

Они выпускаются вышестоящими и нижестоящими компаниями, филиалами, органами власти, судами и гражданами. Их обязательно регистрируют, что подтверждает их контроль. Потом следует ознакомление с ними и исполнение. Если требуется, то создается ответ. В конце бумага отправляется в архив или уничтожается.

Виды

Существуют и другие виды документооборота:

  • Восходящий – от работников к начальству.
  • Нисходящий – от руководителей к персоналу.
  • Горизонтальный – с равными должностями.

Движение бумаг закрепляется в особых журналах. Их могут оформлять в разных видах, но сейчас самым востребованным является электронный документооборот.

Судебное делопроизводство

Что такое делопроизводство в суде? Судебное дело представляет другой перечень документов и материальных свидетельств. Благодаря его правильному хранению и перемещению правоохранительная система работает в соответствии с законом.

Источник: https://xn--80aagx3bjb0a0d.xn--p1ai/prochee/kakie-osnovy-deloproizvodstva.html

Правила оформления документов в делопроизводстве

Нормы и правила делопроизводства

Целая система норм и правил оформления внутренних актов компании, предприятия и внешних документов называется делопроизводством. Благодаря использованию официальных стандартов можно сделать внутреннюю работу максимально эффективной. Упрощается процесс изучения и переработки бумаг, поступающих от других предприятий или органов.

Правила оформления документов по ГОСТу зафиксированы в Федеральном агентстве по техническому регулированию. В 2019 году в силу вступили изменения нормативного акта. Новшества продиктованы тем, что документация стала оформляться намного быстрее благодаря модернизации текстовых редакторов.

О том, что несет ГОСТ оформление документов в 2019 году, описано в этой статье.

Классификация документов в делопроизводстве

Разделить все бумаги на группы можно по различным критериям. Например, в зависимости от создателя файла выделяют:

  • Личные. Наброски, переписка, текстовые эссе. Все то, что используется исключительно в индивидуальном формате.
  • Официальная документация. Внутренние распоряжения на предприятии, акты локального характера, запросы и контактные файлы для других субъектов.

Бумаги официального характера подразделяются на:

  • Личностные, те, которые закрепляют официальную информацию о частном лице, подтверждают тот или иной юридический факт. Например, к таким относятся паспорт, свидетельство о рождении, браке и так далее.
  • Управленческие. Здесь речь идет об оформленных решениях руководства относительно действий персонала, новых прав и обязанностей, распорядка дня и прочее. Также сюда относятся запросы и акты взаимодействия с органами, инстанциями, частными лицами.

В зависимости от способа создаn ния выделяют:

  • Рукописные. Иногда оформить информацию достаточно в простой письменной форме. Правила относительно содержания и оформления остаются.
  • Созданные через текстовый редактор. Исходный файл здесь остается электронным, но с помощью специальной техники превращается в печатный. В редакторе уже созданы все основные условия для написания документа. Есть размер шрифта для документов по ГОСТу, нужный размер отступа, поля и прочее.
  • Фотодокумент. Исходный файл – фотография или ее фрагмент.
  • документ. Создается с использованием видеосъёмки.
  • Электронный. Создан или переформатирован в нужное разрешение. Может передаваться или изучаться посредством компьютерной техники.

Существуют и другие виды документов, которые либо устарели (машинописный документ), либо используются крайне редко (кинодокумент).

В зависимости от направленности послания:

  • внутренние акты или распоряжения, которые затрагивают отношения между участниками организации;
  • внешние акты, направленные из компании или в компанию.

Оперативно-распорядительная документация создана для того, чтобы в закрепленном формате отображать права и обязанности всех участников процессов внутри организации. Среди ОРД выделяют приказы (акты руководствующего звена), распоряжения (относительно действий внутреннего характера), инструкции (на случай возникновения того или иного процесса), постановления (исполнительная процедура).

Организационно-распорядительные акты: требования и стандарты

ОРД – это официальные документы. К ним применяются утвержденные стандарты оформления и стиля.

К основным параметрам изложения относятся:

  • Краткость. Текст не художественный, основные мысли следует излагать лаконично.
  • Точность в определениях и формулировках. Чем меньше оценочных понятий и неточных вхождений, тем четче будет исполнение наказа или инструкции.
  • Последовательность. Документ должен содержать вступление, основную часть, вывод (если это необходимо).

Согласно правилам ведения документации, создавать ОРД можно в электронной форме или письменной. Пересылаются они в электронной или печатной, размноженной форме по условия делового оборота внутри организации.

Официальный характер обязывает в любом случае нумеровать листы, если их больше двух. Это делается для понимания того, где и какие требования содержатся, а также для исключения недопонимания и упрощения акцентирования внимания на нужной части документа. Например, «указанное требование содержится в п. 34 на стр. 3».

Документ можно писать или печатать с двух сторон листа, но при этом необходимо знать, что соблюдается разница в отступе левого (оборотного правого) края. Это легко сделать с помощью меню «Абзац» в текстовом редакторе Word.

К главным моментам оформления текста относится шрифт и междустрочный интервал. Согласно последним рекомендациям, для написания ОРД используется Times New Roman, Calibri или Arial. Допустимые размеры шрифта: 12, 13 и 14. Интервал между строками должен составлять от 1 см. до 1,5 см.

Повседневная документация, которая включает:

  • протокол;
  • предложение;
  • правку.

Все акты подлежат обязательному оформлению согласно ГОСТу (как на предприятиях частной собственности, так и в рамках государственного делопроизводства).

В документе обязательно указывается:

  • название и форма справки;
  • дата выдачи;
  • время выдачи;
  • о чем содержание;
  • внутренняя часть документа;
  • реквизиты;
  • печать и подпись (если необходимо)

Кроме того, применяются стандарты относительно шрифта, отступов, правописания и прочих моментов.

Обратить внимание следует на особенности написания наименования органа или организации, которая выдает акт и правила написания времени выдачи (может быть письменным или устным).

По личному составу: главные правила ведения документации

Бумаги, связанные с личным составом, обязаны не только качественно составляться, но и храниться. Обратить внимание нужно на то, что к таким файлам относятся:

  • трудовые договоры;
  • акты увольнения;
  • отпускные документы;
  • переводы и перемещения на предприятии;
  • премирование сотрудников.

Как правило, документ издается в форме приказа. Он содержит констатирующую и резолютивную части, обязательно визируется должностными лицами.

Есть требования к хранению. Документ должен храниться в специальном архиве отведенное количество времени (75 лет).

Любые нарушения делопроизводства в данном случае могут привести к отмене самого решения, поэтому подходить к делу следует со всей скрупулезностью.

Особо следует обратить внимание на требование ГОСТа относительно адресата. Здесь указываются:

  • полное наименование должности;
  • орган, который издает приказ;
  • ФИО;
  • при необходимости сокращенное название организации.

Правильное оформление документа гарантирует адекватное его понимание и создает нужные юридические последствия.

Какие форматы бумаги используют в делопроизводстве: практика

Выбор бумаги – важная задача, ведь это фактор точности и эффективности распределения размера будущего акта, экономии материально-технических средств.

Потребительская бумага существует в трех основных форматах: А, В, С. Конечно, все с детства знают о популярном разделе А. На нем основано 99,9% всего делопроизводства. Сам раздел включает еще несколько видов бумаги по размеру.

Согласно установленным правилам:

  • А3 – это исключительный размер бумаги (297*420). На таком макете разрешается выполнять большие диаграммы, макеты и таблица ГОСТ;
  • А4 – наиболее распространенный размер, подходящий для документов любой правовой формы;
  • А5 – сходный с А4 формат, предназначен для распорядительных актов;
  • А7 – может использоваться исключительно для справок, карточек или этикеток.

Требования предъявляются и к полям: правому и левому, верхнему и нижнему. Отступ в 20 мм, кроме нижнего (10 мм), считается правильным. Текст при этом смотрится равномерно, удобно. Оформление касается и титульного листа.

Важно помнить правило относительно нумерации страницы.

Главное, чтобы подходящим было и качество бумаги. Иногда отсыревшие листы могут не воспроизводить чернила или портить устройство принтера. ОРД и информационные документы следует создавать без помарок или искажений, опечаток, которые могут повлиять на понимание смысла акта.

Требования к оформлению документов ГОСТ

Официальные условия, указанные НПА, нужно соблюдать, чтобы при проверке делопроизводства к действующим материалам предприятия и архивным данным не было претензий.

Проанализировав официальный текст ГОСТа, можно выделить основные тезисы:

  • технические данные оформления;
  • важные аспекты содержания и терминологии;
  • примеры правильности применения советов;
  • список значимых реквизитов.

Вся информация важна для каждой сознательной организации, ее руководства и сотрудников.

Основные данные по технической карте:

  • параметры страницы (размеры);
  • шрифт и его размер;
  • междустрочный интервал;
  • заголовок;
  • абзацы и нумерация страниц.

Если текст составляет государственный орган, то он обязан быть на российском языке и сопровождается гербовой печатью.

Параметры страницы

Основные правила технического характера просты и встроены в современные текстовые редакторы. В любом случае их необходимо проверять.

  • Отступ. С каждой стороны должно быть нужное расстояние от ее начала, которое ничем не занимают. Стандартный вариант: слева, справа и сверху – это 20 мм, а снизу – 10 мм. Практическая целесообразность состоит в приятном осязании документа визуально.
  • Ориентация документа. Он может быть как книжный, так и альбомный. Очень удобна такая настройка при печати, если все не помещается на одном листе, или вследствие применения книжного формата искажается суть и форма изображения, его масштаб, разметка и прочее.

Если следует использовать формат А3 или А5, то лучше создавать электронный документ с этой настройкой сразу, иначе впоследствии придется совершать редактирование.

Кроме того, формат шрифта (лучше использовать общеизвестные варианта) и его размер тоже имеют значение.

Используемый шрифт в документах: названия и размеры

Times New Roman – шрифт, который начал использоваться еще в середине ХХ века при оформлении печатной продукции. С тех пор считается основным в делопроизводстве. Из достоинств этого варианта выделяют читабельность. Действительно, текст выглядит равномерным и в меру официальным.

Ариал – еще один шрифт без засечек, который может использоваться в официальном делопроизводстве. Начало было положено в 80-е годы прошлого века. Обычно текст имеет полужирную структуру, удобную для чтения больших документов. Выделяют несколько подвидов.

Verdana – официальный шрифт «Майкрософт», который был создан по запросу компании. Считается классическим, подходящим для оформления простых документов. Чаще всего используется при подготовке заявления, рефератов и резюме. Применяет засечки в ряде букв и цифр.

Существует несколько видов шрифта Calibri. Все применяются в делопроизводстве. Символы становятся угловатыми, что, по словам исследователей, позволяет лучше концентрироваться на тексте. На сегодняшний день используется как шрифт по умолчанию в большинстве текстовых редакторов.

Из размеров предпочтительнее 12,13 и 14 (редко 15).

Межстрочный интервал: задача и применение

Интервал между строками в документе имеет свой стандарт.

При официальной форме листа используется межстрочный интервал в 1-1,5 см. Очень просто установить его в редакторе «Ворд». Основное меню уже имеет ссылку межстрочного интервала.

При ее нажатии можно быстро определить, на каком размерном ряде придется работать.

Если документ пишется от руки, то потребуется специальная подкладка «зебра», которая имеет несколько видов в зависимости от интервала.

Такой элемент служит для того, чтобы каждый ряд слов выделялся и был максимально удобен для чтения.

Оформление заголовков: правила вставки и содержания

Обязательно необходимо вставлять заголовки. Обозначается ими каждый раздел и подраздел. Заголовок выставляется в зависимости от ширины текста по центру или с примечательным отступом.

Он обязательно отмечается формулировкой «О …» или «Об …». В нем концентрируется основное содержание будущего текста.

Заголовок может быть выделен жирной курсовой формой для привлечения большего внимания.

Абзац: правила и задачи применения

Необходим для разбивки текста по техническому и лингвистическому смыслам. Каждый абзац может выражать следующую или сопутствующую мысль.

В большинстве текстовых редакторов настройки абзаца выставлены автоматически, но если этого не предусмотрено, то очень просто прибегнуть к автоформату.

Для официальных материалов абзацный отступ – 1,25 см. Поля при этом не учитываются. Без абзацев текст будет иметь несуразную, монолитную конструкцию, которая вряд ли станет приятной для чтения.

Нумерация страниц: правила и задачи применения

Основная задача инструмента по нумерации страниц состоит в том, чтобы структурировать документ при большом количестве материала. Листы не должны путаться, как и смысл, поэтому добавляется указание номера страницы.

Выставляется число сверху страницы, нумерация идет со второго листа, но титульный обязательно учитывается. Для оформления подходят арабские цифры.

Важно, что приложения документа тоже должны быть пронумерованы, но их подсчет ведется отдельно от основного документа.

Таким образом, правила оформления документа должны соответствовать стандарту ГОСТ. Такой подход обеспечивает хорошую читабельность и упрощает деловой оборот между предприятиями и внутри каждого отдельно.

Источник: https://wpsovet.ru/yurisprudenciya/pravila-oformleniya-dokumentov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.