Новая инструкция по кадровому делопроизводству

Кадровое делопроизводство: изменения с 2020 года — Audit-it.ru

Новая инструкция по кадровому делопроизводству

Мария Шувалова

Источник: ИА “Гарант”

Текущий год можно без преувеличения назвать прорывным с точки зрения развития электронного кадрового документооборота.

Во-первых, с 1 января работодатели формируют в электронном виде сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника, работающего по трудовому договору, которые заменят привычные бумажные трудовые книжки для работников, в письменной форме отказавшихся от их ведения.

Во-вторых, в этом году стартовал эксперимент по использованию исключительно в электронном виде документов, связанных с работой, в отношении которых действующее законодательство предусматривает требование об оформлении на бумажном носителе или об ознакомлении с ними работников в письменной форме.

Опираясь на сообщенные заместителем руководителя Роструда Иваном Шкловцом в ходе одного из онлайн-семинаров, проводимых компанией “Гарант”, сведения о практической реализации этих нововведений, выделим ряд важных моментов, на которые следует обратить внимание как работодателям и кадровикам, так и работникам. 

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде

31 октября истекает срок, в течение которого работодатели обязаны уведомить каждого из своих работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и об их праве выбора между продолжением ведения трудовой книжки и предоставлением им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.

1 Трудового кодекса (п. 2 Постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 г. № 887). Своевременность уведомления работников может проверяться при проведении проверок работодателей инспекциями труда, поэтому Роструд советует обязательно фиксировать дату направления уведомлений и факт получения их каждым работником.

Кроме того, если уведомления направляются, помимо письменного, в каком-то ином формате, например посредством электронной почты, следует обязательно закрепить такую возможность в соответствующем локальном нормативном акте организации.

Уведомлять принятых на работу после 31 октября текущего года сотрудников об указанных изменениях в законодательстве и праве выбора формата ведения сведений об их трудовой деятельности работодатель не обязан, но может по своей инициативе выяснить, знают ли они об этих изменениях, и при необходимости уведомить их, и заместитель руководителя Роструда советует это делать.

Также рекомендуется направлять соответствующие уведомления внешним совместителям, которые вправе подать заявление о формировании работодателем сведений об их деятельности в электронном виде и запрашивать в дальнейшем эти сведения.

Работникам, в свою очередь, до конца года предстоит сделать выбор: сохранить традиционную трудовую книжку или отказаться от нее в пользу ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде – и подать работодателям письменные заявления с указанием выбранного варианта.

Если такие заявления не будут представлены работниками в указанный срок, работодатель продолжит вести их трудовые книжки, но стоит иметь в виду, что за рядом работников, не имевших возможности подать заявление (например, по причине временной нетрудоспособности, отстранения от работы либо нахождения в отпуске), сохраняется право сделать это впоследствии в любое время (ч.

2, ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ; далее – Закон № 439-ФЗ).

Также следует обратить внимание на то, что работник, принявший решение о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, вправе впоследствии его изменить и подать заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в установленном ст. 66.1 ТК РФ порядке (ч. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Если же работник сразу выберет второй вариант, то есть откажется от бумажной трудовой книжки, передумать и снова вернуть ее работодателю – напомним, что работодатель, получивший заявление о выборе работником формата предоставления сведений о трудовой деятельности, вносит в трудовую книжку соответствующую запись, выдает ее работнику на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение – не получится, поскольку законом такая возможность не предусмотрена. Заместитель руководителя Роструда советует предупреждать об этом работников и настоятельно рекомендует не принимать обратно выданные в установленном порядке на основании поданных работниками заявлений трудовые книжки, так как это будет считаться нарушением со стороны работодателя.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a112/1021910.html

Новости сайта

Новая инструкция по кадровому делопроизводству
 02.12.2020

Новые фотообои на рабочий стол с производственным календарем-2021

 19.10.2020

Роспотребнадзор рассказал о последствиях отказа от вакцинации

 12.10.2020

С Днем кадрового работника! Праздничные скидки!

 11.08.2020

Вступают в силу поправки в ТК РФ по диспансеризации

 11.08.2020

Минтруд пояснил порядок перевода на удаленную работу

 26.05.2020

Летний конкурс для кадровиков и всех, кто занимается кадрами

 22.05.2020

С Днем кадрового работника! Подарки, скидки, конкурс

 04.05.2020

Статья “Отпуск по беременности и родам закончился, а на отпуск по уходу за ребенком заявление вовремя не поступило. Что делать, какие варианты?”, подготовленная в журнал “Кадровик-практик”, досрочно опубликована в справочной базе, доступной подписчикам.

Статья “Отпуск по беременности и родам закончился, а на отпуск по уходу за ребенком заявление вовремя не поступило. Что делать, какие варианты?”, подготовленная в журнал “Кадровик-практик”, досрочно опубликована в справочной базе, доступной подписчикам.  01.05.2020

Поздравляем с Первомаем! Будьте здоровы, берегите друг друга!

 28.04.2020

Президент продлил нерабочие дни до 11 мая

 09.04.2020

Приняты Временные правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных, а также осуществления социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными

Приняты Временные правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных, а также осуществления социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными.
Согласно Правилам, в частности, “Работодатель по форме, утвержденной Пенсионным фондом Российской Федерации, представляет в Пенсионный фонд Российской Федерации информацию в случаях приема на работу и увольнения гражданина не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), а также иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.”  08.04.2020

Период нерабочих дней могут уменьшить

 06.04.2020

Статья “Как не работающим в апреле организациям выплатить зарплату сотрудникам?”, подготовленная в апрельский номер журнала “Кадровик-практик”, досрочно опубликована

Статья “Как не работающим в апреле организациям выплатить зарплату сотрудникам?”, подготовленная в апрельский номер журнала “Кадровик-практик”, досрочно опубликована в справочной базе, доступной подписчикам.Ситуацию борьбы с коронавирусом мы переживаем впервые. Возникают многочисленные вопросы, однозначные ответы на которые дать нельзя, поскольку отсутствует правовое регулирование.Указом Президента РФ от 02.04.2020 N 239 в России продлен период нерабочих дней с сохранением за работниками заработной платы до 30 апреля 2020 г. Как и в предыдущем Указе, это касается всех организаций, за исключением непрерывно действующих и тех, которые обеспечивают жизнедеятельность населения России.

Сразу заметим, что ограничения, установленные в связи с пандемией коронавируса, не освобождают работодателей от обязанности выплачивать зарплату своим работникам. На это указывают и специалисты Роструда…

 01.04.2020

Возможно, что следующая неделя тоже станет нерабочей

 02.03.2020

Наконец-то ВЕСНА!

 27.02.2020

Опубликованы образцы заполнения СТД-Р

 25.02.2020

ПФР обновил образцы заполнения СЗВ-ТД на своем сайте

 20.02.2020

ПФР о первой отчетной кампании по СЗВ-ТД

 19.02.2020

ВС РФ о взыскании ущерба с водителя, попавшего в ДТП

 15.02.2020

Инструкция по заполнению СЗВ-ТД дополнена разъяснения о заполнении формы при превращении совместительства в основную работу, переименовании должности, внешнем совместительстве, аннулировании трудового договора и др.

Инструкция по заполнению СЗВ-ТД дополнена ответами на следующие вопросы, поступившие после ее публикации:- Как отразить «превращение» совместительства в основную работу в СЗВ-ТД?Работника перевели в январе 2020 г. Последнее кадровое действие перед этим – переименование должности в 2017 году, а до него – прием на работу в 2016 году. Мне что вносить в СЗВ-ТД и как? Работа основная.- Как отражать внешнее совместительство в бумажной СЗВ-ТД? Где и какую запись делать?- Работника приняли в январе (27.01.2020), заключили трудовой договор, издали приказ,  но он не выходит. По условиям договора он должен был приступить к работе с 28.01.2020 (и с этой даты договор вступает в силу), но работник не вышел, по телефону сказал, что заболел. Надо ли его отражать в СЗВ-ТД? Возможно, придется аннулировать трудовой договор…

– и другие…

 05.02.2020

ПФР разместил образцы заполнения СЗВ-ТД на своем сайте

 30.01.2020

Опубликованы образцы заполнения СЗВ-ТД

Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru/news/opublikovana_instruktsiya_po_kadrovomu_deloproizvodstvu_privedennaya_v_sootvetstvie_s_novym_zakonoda/

Кадровое делопроизводство с нуля

Новая инструкция по кадровому делопроизводству

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.

    Почему кадровое делопроизводство не стоит взваливать на бухгалтера

  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Обязательные внутренние документы

Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

Документы, которые должны быть в организации:

  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о персональных данных;
  • график отпусков;
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • табель учета рабочего времени.

Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

  • должностные инструкции;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • инструкция по кадровому делопроизводству;
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Положение об аттестации;
  • коллективный договор;
  • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
  • Положение о командировках;
  • личные дела сотрудников и т.д.

Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Скачать образец Инструкции по кадровому делопроизводству

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы по личному составу;
  • трудовая книжка (кроме совместителей);
  • личная карточка;
  • согласие на обработку персональных данных.

Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

О сроках хранения кадровых и бухгалтерских документов

Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

Новые требования к кадровому учету от 2019 года

В Госдуме находится законопроект с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.

Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:

  • прием на работу;
  • уведомление о начале отпуска;
  • ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
  • оформление командировок;
  • формирование графика отпусков и т.д.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.